기록물은 대개 기증 혹은 이관이라는 방식을 통해 기록관에 들어온다. 기증은 기록물을 소유한 개인 혹은 집단이 자발적으로 기록관에 관리를 위탁하는 경우이다. 현재 경희기록관에서 관리하는 기록물 대다수가 여기에 속한다. 이관은 행정기관에서 생산된 기록물의 관리주체를 변경하는 경우를 말한다. 주로 현장에서 활용기능이 소멸된 행정문서의 관리주체 변경이 여기에 해당한다.

기록물이 입수되면 형태, 주제, 연대 등에 따라 분류된다. 일반적으로 기록물의 외형적 형태에 따라 문서류/도서간행물류/시청각류/박물류/전자류 등으로 분류한 후 주제별, 연대별 분류를 진행하게 된다. 이렇게 대략적으로 분류된 기록물은 내용 파악 및 검토 과정을 거쳐 목록을 작성하게 된다. 이 단계에서 기록물을 식별할 수 있는 고유한 번호가 부여되고, 기록물을 대표하는 제목, 생산된 날짜, 구성하고 있는 언어, 기증자 등이 상세목록에 기술된다.

보존은 기록물의 원형을 유지하기 위한 과정이다. 훼손된 기록물은 원형을 되찾도록 복원하고, 낡은 기록물은 현재 상태가 유지되도록 한다. 이를테면 기록물에 부착된 이물질을 제거하고, 찢기거나 떨어져나간 부분을 접합하며, 보존용품을 적용하여 기록물을 안전하게 관리하는 과정 일체가 보존이라 할 수 있다. 정리 및 보존 과정을 거친 기록물은 같은 유형의 기록물들끼리 모아 보존박스에 편성한 후 서가에 배치한다.

활용 및 서비스는 정리된 기록물을 이용자들의 요구에 맞춰 제공하는 기능이다. 열람, 대출, 사본제공의 방식으로 기록물을 제공하는 것으로부터 전시회, 출판, 캠퍼스 투어, 경희역사 특강 등이 모두 여기에 포함된다.